(+1) 305 303 9076
(+52 1) 33 1220 98 72 (+52 1) 81 8366 69 93
(+57 1) 743 0025
(+50 2) 5000 9603 (+50 2) 2474 1718
(+50 3) 2223 5757
(+50 4) 2355 8182

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE  DATOS PERSONALES

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

CHARLOTTE MEIERS LTDA, establecimiento  privado que tiene como objeto social la  comercialización al por menor de productos farmacéuticos y medicinales cosméticos y artículos de tocador en establecimientos especializados.

  • Nit : 860.402.332-6
  • Domicilio principal : Carrera 12 98-35 Of 403
  • PBX : 2182123
  • Email : information@charlottemeiers.com

CHARLOTTE MEIERS LTDA, dentro del desarrollo de su objeto social cumple con lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 para ser considerado como responsable de tratamiento, condición que es aplicable a toda persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos.

Por lo anterior y ante la necesidad de asegurar una adecuada eficiencia y gestión institucional, en ejercicio de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del decreto 1074 de 2015, Charlotte Meiers Ltda se permite establecer una política de tratamiento de datos personales, buscando garantizar la protección de los derechos fundamentales en su tratamiento, para0 lo cual presenta las siguientes definiciones.

Definiciones

Para el desarrollo de la presente política se adoptan las siguientes definiciones contenidas en  el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el capítulo 25 del decreto 1074 de 2015 se entenderá por:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable del tratamiento que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este, se comunica al titular de la información la existencia de las políticas aplicables para el tratamiento de sus datos personales, junto con la forma como acceder a las mismas y las características del tratamiento de los datos personales.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad de Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación , tales como aquellos revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen  los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios

Los principios que a continuación se enuncian, constituyen los paramentos generales mediante los cuales se dará aplicación a lo establecido en la política referente a los datos personales de las personas a las que le es aplicable el tratamiento de sus datos en virtud de la cláusula pertinentes:

  • Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales por parte de Charlotte Meiers Ltda debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
  • Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales sólo podrá ejercerse mediando con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de la información. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Charlotte Meiers Ltda, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por Charlotte Meiers Ltda, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

NATURALEZA DE LOS REGISTROS Y LOS DATOS RECOGIDOS POR CHARLOTTE MEIERS

En desarrollo de sus competencias, recolecta información de distinto orden a  través de todos sus canales atención (Escrito, Presencial, Telefónico y Virtual), garantizando la  atención de conformidad con la demanda. Así mismo recolecta información de proveedores y contratistas.

Deberes de Charlotte Meiers Ltda con relación al tratamiento de datos personales en su calidad de responsables y encargado del tratamiento.

Se deja  presente que los datos personales objeto del tratamiento son de propiedad de las personas a las que se refieren y ellas son las facultadas para disponer los mismos. Basado en lo anterior, solo hará uso de los datos personales conforme a las finalidades establecidas en la Ley y respetando lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

De conformidad con el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se comprometen a cumplir los siguientes deberes:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Realizar en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la  Ley Estatutaria 1581 de 2012.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Insertar en las bases de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificada por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Aplicar las normas que reglamenten la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Persona o área responsable.

Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

Canales de captura de la información.

A continuación se enuncian y definen los mecanismos a través de los cuales la compañía realiza la recolección de datos personales.

  • Escrito: es el medio a través del cual de manera física y presencial la compañía, en el desarrollo de su objeto social, realizará la recolección de datos personales, a través de formatos.
  • Telefónico: es el medio a través del cual, de manera audible, la compañía realizará la recolección de datos personales.
  • Virtual: mecanismo a través del cual la compañía, utilizando medios tecnológicos no presenciales habilitados previamente, que a la fecha son: la página web, chat oficial y las cuentas oficiales en redes sociales, realizará la recolección de datos personales  bajo la aceptación de los términos y condiciones contenidos.

Grupos de interés

Teniendo en cuenta a lo anterior, se han establecidos grupos de interés para el manejo grupal de titulares, organizados de acuerdo con la naturaleza de la relación que sostienen con la compañía. Estos grupos son:

Consumidor: persona natural  o contacto que adquiere, utiliza o  potencialmente adquiriría los productos comercializados y distribuidos por la compañía.

Socios comerciales: personas naturales independientes o asociadas a personas jurídicas, con las cuales la compañía tiene una relación comercial para el desarrollo de su objeto social, tales como puntos de venta y distribuidores autorizados.

Empleado o exempleado: persona natural con la cual la compañía tiene o tuvo en algún momento una relación laboral de forma directa o a través de empresas de servicios temporales o cooperativas de trabajo asociado.

Proveedores: personas naturales o jurídicas independientes o asociadas a personas jurídicas con quienes Charlotte Meiers  tiene relación jurídico-comercial.

Otros públicos: personas naturales con las cuales la compañía establece o puede llegar a establecer contacto enfocado al relacionamiento de la compañía.

Autorización de captura

Entiéndase por autorización el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. Toda autorización debe contener la información que será recolectada sobre el titular, así como todas las finalidades del tratamiento para las cuales se obtiene.

Autorización para datos recolectados antes de la vigencia de la política.

Para los datos personales recolectados antes de la vigencia de esta política, Charlotte Meiers Ltda  solicitará la autorización de los titulares para continuar con el tratamiento de sus datos personales a  través de sus canales de captura habilitados, así como para poner en conocimiento de estos las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos.

Si en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la solicitud de autorización para continuar con el tratamiento del dato personal ya recolectado,  el titular no ha contactado a Charlotte Meiers Ltda para solicitar la supresión de sus datos personales, la compañía podrá continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para las finalidades indicadas en este manual.

Deberes respecto del Tratamiento de datos de menores de edad y Adolescentes.

Charlotte Meiers Ltda, en su calidad de Responsable y Encargado de Tratamiento de los datos personales de los mencionados grupos deberán tener especial cuidado en asegurar el cumplimiento de la Ley respecto a estos grupos y el respeto de los derechos de los mismos, en especial respecto a datos personales que no estén en la categoría de datos de naturaleza pública (nombre, sexo, fecha de nacimiento, etc.).

Procedimientos para acceso, consulta y reclamación.

Puntos aplicables para todos los Procedimientos:

Para el ejercicio de los derechos indicados en este punto por parte de los causahabientes, y también para evitar acceso a la información por personas no autorizadas legalmente, se deberá verificar previamente y de acuerdo con la Ley, la documentación que permita concluir que la persona que solicita la información sí es un causahabiente del titular.

En caso de existir alguna duda en cuanto a la aplicación de los procedimientos acá indicados, la misma será informada por el área responsable de la base de datos que es objeto de la aplicación del procedimiento y resuelta por el área Jurídica, quien resolverá el tema teniendo en cuenta la Ley, los Decretos y demás normas reglamentarias o instructivas, y las jurisprudencias que en la materia se emitan.

Acceso

Teniendo en cuenta que la facultad de disponer o de decidir sobre los datos personales está en cabeza del titular de la información, esta facultad implica necesariamente el derecho del titular a acceder y conocer la información personal que está siendo objeto de tratamiento, incluyendo en este aspecto el alcance, condiciones y generalidades del tratamiento.

Teniendo en cuenta lo anterior, se garantiza este derecho en cabeza del titular, el cual incluye.

  • El conocimiento de la existencia del tratamiento de sus datos personales.
  • El acceso a sus datos personales.
  • Las circunstancias del tratamiento de los datos personales.

Consulta

De conformidad con el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. Basado en esto, se garantiza este derecho suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Según la naturaleza de la base de datos personales, la consulta será gestionada por el área responsable de la atención  a la misma al interior de la Empresa Charlotte Meiers Ltda.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado dentro del primer término conferido, en donde se expresara los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamo

De conformidad con el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante comunicación realizada por el titular o sus causahabientes dirigida a la empresa Charlotte Meiers Ltda responsable o el encargado del Tratamiento, la cual debe incluir la información señalada en el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que Charlotte Meiers reciba un reclamo que no sea competente para resolver, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En cualquier tiempo y gratuitamente, la persona natural Titular de los datos personales o su representante podrá solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales previa acreditación de su identidad.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión de sus datos personales debe ser presentada a través de los medios proporcionados señalados en el aviso de privacidad y deberá contener como mínimo la siguiente información:

  • El nombre y domicilio del Titular o representante o cualquier otro medio para recibir la respuesta a su solicitud.
  • Los documentos que acrediten la identidad o la representación del Titular de los datos personales.
  • La descripción clara y precisa de los datos personales y de los hechos que dan lugar al reclamo.
  • Los documentos que se desean hacer valer en la reclamación.
  • La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo por lo solicitado por el Titular, de los registros, archivos y bases de datos o tratamientos realizados por Charlotte Meiers Ltda.
  • Según la naturaleza de la Base de datos personales, la reclamación será gestionada por el área responsable de la atención a la misma al interior de la empresa.

Revocatoria de la autorización.

De acuerdo con lo establecido con la Ley, en el supuesto en que en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, los Titulares o sus representantes (como es el caso de padres que ejerzan la patria potestad de un menor de edad o adolescente) podrán solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, salvo que por disposición legal o contractual se impida dicha revocatoria, indicando en dicho caso, las razones concretas con base en las cuales considera que se está dando la situación de no respecto a los mencionados alcances.

Charlotte Meiers Ltda responsable o el encargado del Tratamiento, según el caso, deberá confirmar haber recibido la solicitud de revocatoria de autorización, incluyendo su fecha de recepción. Se podrá objetar la misma si a juicio de la empresa no se presentan el supuesto indicado por el Titular o si tal revocatoria implica una afectación para la prestación de información, seguimiento o cumplimiento de derechos o de obligaciones por parte de la entidad y respecto del Titular, caso en el cual deberá informarlo al mismo por escrito para que éste tome las medidas ante las autoridades que considere pertinentes.

La solicitud de revocatoria de la autorización puede ser total o parcial. Será total cuando se solicite la revocatoria de la totalidad de las finalidades consentidas a través de la autorización; será parcial cuando se solicite la revocatoria de algunas finalidades dependiendo de la solicitud de revocatoria. Este calificativo deberá ser expresado de manera clara en la solicitud de revocatoria de la autorización.

Medidas de seguridad de la información

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Charlotte Meiers Ltda implementara las medidas técnicas, humanas y administrativas adicionales en caso de requerirse, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, mediante los cuales se evitara su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

En todo caso, en Charlotte Meiers Ltda implementará un Manual de Políticas de Seguridad de la Información, en el cual se desarrolle requisitos básicos para establecer un control efectivo sobre los funcionarios que forman la empresa, así como con terceros con los cuales la empresa establezca alguna relación contractual. Para tal efecto, este Manual será desarrollado por el Área de Tecnología de la empresa.

Transferencia de la Información a terceros países.

Está prohibida la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles  adecuados de protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con  los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales de datos por

Charlotte Meiers Ltda cuando:

  • El titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la transferencia.
  • La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y Charlotte Meiers Ltda como responsable y/o encargado del tratamiento.
  • Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.
  • Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público.

Registro de las Bases.

Una vez el texto sea reglamentado, Charlotte Meiers Ltda en su calidad de Responsable y Encargado de Tratamiento deberán proceder al registro de las bases en los términos indicados por las normas colombianas.

Vigencia.

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de la Empresa estarán vigentes a partir del día veintisiete (27) de octubre de 2016. La empresa se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

Las bases de datos administradas por Charlotte Meiers Ltda se mantendrán  indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para  asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la empresa o una obligación contenida en un contrato entre la compañía  y Titular.

Divulgación de la Política.

Se realizara mediante la página web www.charlottemeiers.com .

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